行政文员岗位职责

时间:2022-10-08 06:27:41 范文 投诉 投稿

行政文员岗位职责

  行政文员岗位职责(一):

行政文员岗位职责

  1、在行政人事部主任的指导下负责各类文件、报告、制度、通知的规章工作。

  2、做好各类例会的通知和提案收集工作。

  3、落实会议组织及管理工作,及时做好各类会议记录,跟踪会议决定的执行及落实状况。

  4、做好与上级部门及横向部门之间的联络工作。

  5、做好部分外联及相关手续的办理工作。

  6、完成行政人事部主任交办的其他工作。

  行政文员岗位职责(二):

  1.负责管理考勤,统计出勤状况。

  2.负责办公用品及办公设备的采购、管理。

  3.负责办公条件及办公环境的维护。

  4.负责公司车辆管理,合理调度使用,控制油耗。

  5.负责各部门之间的协调,并监督各管理制度的执行,收集执行状况,从公司的实际出发,不断进行完善。

  6.负责组织召开各部门周例会,联络公司各部门的工作进展状况,收集各方面的意见、推荐、和存在问题,并向总经理报告。

  7.负责公司的招聘、培训及评估考核等人事工作,执行并完善相关制度及流程。

  8.负责人事档案的建立及管理。

  9.负责办理经公司批准的员工保险等福利。

  10.总经理交办的其他工作。

  行政文员岗位职责(三):

  .负责行政部的复印、文件收发等行政工作。

  2.负责公司行政文件、资料的档案管理工作。

  3.负责公司办公设备,如计算机、传真机、签字长途电话、复印机的具体使用和登记,名片印制等工作。

  4.负责公司邮件和报刊的收取、分发工作。

  5.负责人员来访的接待工作。

  6.负责部门会议的记录及整理。

  7、完成领导临时交办的其他任务。

  行政文员岗位职责(四):

  负责办公室日常办公制度维护、管理。

  2、负责办公室各部门办公后勤保障工作。

  3、负责对全体办公人员(各部门)进行日常考勤。

  4、在公司未建立人力资源部门之前,建立初步的人事管理制度,并履行人事管理职责。

  5、处理公司对外接待工作。

  6、组织公司内部各项定期和不定期群众活动。

  7、协助总经理处理行政外部事务。

  8、按照公司行政管理制度处理其他相关事务。

  行政文员岗位职责(五):

  1、负责员工的考勤,于次月第一个工作日带给考勤报表并存档;

  2、负责员工档案管理,包括原始档案的收集、整理、归档、电子档案的建立;

  3、对一般文件的起草和行政人事文的管理;

  4、依据人力资源要求计划,组织各种形式的招聘工作、收集招聘信息,协助招聘工作;

  5、处理人事日常管理工作,负责请假、招聘、录用、保险、合同等人事手续的办理;

  6、及时办理相关证件的注册、登记、变更、年检等手续;协助做好公司人力工作的管理、培训与指导;

  7、组织公司各种活动的策划;

  8、负责办公用品采购计划制定及物品领取管理。

  行政文员岗位职责(六):

  .全面负责公司的行政、人事、采购、后勤等工作保障公司在任何状况下都能顺利的开展各项工作,从而确保公司的正常运行;贯彻执行上级的指示决定,做到上传下达,及时、准确、无误的完成领导交办的其他任务。

  2.负责建立和完善办公室行政管理的各项规章制度,并负责监督、执行与追踪。

  3.全面负责公司的办公用品、卫生和日常管理工作,确保后勤保障得力。

  4.全面负责行政部与其他部门间的协调工作,配合各部门做好各项服务工作。

  5.全面负责公司的固定资产管理工作,包括水电管理,办公用品管理与发放,避免资产流失与浪费,努力为公司做好勤俭节约的实务工作。

  6.处理公司的行政事务和对外联络事务工作,充分施展行政部的谐和、服务和管理功效。

  7.负责公司人事档案及其他资料的管理工作,包括登记、分类、存储、备份。

  8.负责组织公司企业文化建设,提炼和宣传企业理念,举办各种活动,如:外出旅游,节日聚会等活动的组织,促进员工工作用心性和凝聚力。

  9.负责公司会议前安排及对会议资料记录,会后做会议整理与总结。

  10.负责公司资产管理、办公用品和劳保用品的管理工作,避免公司资产流失和浪费。

  11.负责公司车辆的管理和司机的管理工作,包括车辆调度、使用、维护保养,确保车辆及人身的安全。

  12.负责对公司突发事件的处理工作,协助公司处理各项突发事件。

  13.认真完成上级交办的其他临时性工作。

  行政文员岗位职责(七):

  1.在行政总监的领导下,负责公司的行政后勤工作,安全保卫和消防管理工作,创造舒适、优美、整洁的工作生活环境;

  2.负责公司的食堂管理、宿舍管理、环境卫生管理、绿化管理、厂房管理、基建工程管理和房屋修缮、装修管理等综合事务工作;

  3.负责公司资产管理、办公用品和劳保用品的管理工作,避免公司资产流失和浪费;

  4.全面负责公司守卫管理工作,包括守卫值班、公司治安状况、消防安全及公司重大活动的安全保卫工作,确保公司人员、财产的安全;

  5.负责公司各项规章制度的推行,执行与追综,维护公司各项规章制度的权威;

  6.负责公司车辆的管理和司机的管理工作,包括车辆调度、使用、维护保养,确保车辆及人身的安全;

  7.负责公司办公楼的日常管理工作和综合服务工作,确保后勤保障到位,工作顺畅和环境优雅;

  8.负责对公司突发事件的处理工作,协助公司处理各项突发事件;

  9.负责做好各种自然灾害的预防和处理工作,确保安全;

  10.负责公司各部门的办公秩序和纪律状况,确保工作正常有序无违纪现象;

  11.配合工务课进行内部维修的管理,保障各部门正常开展各项工作;

  12.完成上级交办行政主管的各项工作。

  行政文员岗位职责(八):

  1.接听、转接电话;接待来访人员。

  2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作。

  3.负责总经理办公室的清洁卫生。

  4.做好会议纪要。

  5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

  6.负责传真件的收发工作。

  7.负责办公室仓库的保管工作,做好物品出入库的登记。

  8.做好公司宣传专栏的组稿。

  9.按照公司印信管理规定,保管使用公章,并对其负责。

  10.做好公司食堂费用支出、流水帐登记,并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

  11.每月环保报表的邮寄及社保的打表。

  12.管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续。

  13.社会保险的投保、申领。

  14.统计每月考勤并交财务做帐,留底。

  15.管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

  16.理解其他临时工作.

  行政文员岗位职责(九):

  、在公司领导下全面负责公司的行政、后勤工作,保障公司在任何状况下能够顺利地开展各项工作,确保公司的安全稳定,正常运作;

  二、全面负责行政部全体成员的日常管理工作,合理分工和配置人员,做到各尽其能,负责督导和分配所属人员的各项工作;

  三、负责建立和完善行政后勤管理的各项规章制度,并负责监督、执行与追踪;

  四、全面负责公司的前台、办公用品、卫生、安全日常管理工作,确保后勤保障得力;

  五、全面负责行政部与其他部门间的协调工作,配合各部门做好各项服务工作;

  六、全面负责公司行政事务和办公室的重大事务处理工作,并做好事情的起因、结果的调查工作;

  七、执行公司的各项规章制度,有权对违章违纪人员的通报处理工作。维护好公司各项规章制度的权威;

  八、全面负责公司的资产管理工作,包括办公用品与劳保用品的管理,避免公司资产流失和浪费,努力为公司做好勤检节约的实务工作;

  九、全面负责公司应急救援机制的组织工作,处理好公司的各类突发性事件;

  十、做好本职工作,努力为公司发展做贡献,为员工创造安逸、舒适的工作环境和生活环境。为公司创造优异的后勤队伍,保障公司安全、稳定的开展各项工作;

  十一、规范员工举止行为、礼貌用语、穿着服饰树立良好的公司形象。十二、完成上级交办的其它工作任务。

  十三、制度建设:管理制度(总则和各个板块的细则)、工作流程、作业指导书、奖惩办法、考核办法。

  十四、企业文化建设:

  1.企业文化的价值导向:人本、和谐、协作互助、业绩、服务等等;

  2.建立关于企业文化的管理制度:制度、流程、奖惩和考核;

  企业文化的个体表现:互动沟通(面谈、慰问、关怀、激励),干部以身作则,员工个人修养;

  4.企业文化的具体表现:标语(横幅、装饰、口号)、宣传栏、墙报、内刊、活动。

  十五、公共关系管理:

  1.外联(接待、行业交流、商务谈判、辅助市场销售、政府业务《检查、证照办理审查等》);

  2.客户、供应商、上下级公司、政府及行业协会关系维护。

  十六、一般行政管理:

  1购销存:办公用品的采购、入库、领取;

  2.固定资产管理,办公设备及内部网络维护;

  3.来往信件、邮件及公文写作;

  4.信息搜集整理分析及信息安全;

  5.办公秩序维护、工作督察、礼貌办公宣传及检查;

  6.档案整理、保存、维护、借阅管理;

  7.证照申请、年审、使用及保管;

  8.内部信息平台(内部通知、通报、资源分项、学习);

  9.法务管理(指导、拟定、审查法律文书、带给法律咨询和培训,规范内部制度,考察合作方等);

  10.工作计划、执行、验收。

  行政文员岗位职责(十):

  、在行政部主管的领导下,协助搞好办公室的各项工作。

  二、负责公司电话接线工作。对来往电话驳接准确及进、声音清晰、态度和蔼,恰当使用礼貌用语。

  三、接待好公司来访的客户。

  四、及时处理与打印公司相关文档与资料等

  1、负责主管交办的各种文字拟稿工作。

  2、收发有关文件、信函、电报等;办理公文的登记编号、签发、分送工作。催办上级和公司限期办理的事项。

  3、做好会议记录、整理会议纪要和简报。了解会后的贯彻执行状况。

  4、打印公司工作报告、总结、规划、计划、决议、通告等,协助主管审核、校对以公司名义签发的公文稿

  5、负责公司大事记和有关资料的采集整理工作。

  6、负责公司领导的文件传阅,处理公司领导签批的文件、函电,转递单位和个人给公司领导的请示报告等。

  五、行政、人事处理与资料保管

  1、负责公司办公设备的管理,计算机、传真机、复印机、电话的具体使用和登记,名片印制等工作。

  2、负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时的缴回。

  3、负责各类办公用品仓库保管,每月清点,年终盘存统计,做到入库有验收、出库有手续,保证帐实相符。

  4、负责公司人员档案,包括人事、培训、考核的建立和管理工作。

  5、员工请假、调休的记录。并统计请假人数,做好每月考勤记录。

  6、协助主管招聘新员工。

  7、做好公司员工入职或离职相应手续。保管好员工资料、员工全日制劳动合同等重要资料。

  六、负责办公室的环境卫生工作。

  七、负责下班时对整个办公区的巡视,查看门窗、水机电源、电脑电源等、关掉状况。

  八、完成领导交办的其它工作。

  行政文员岗位职责(十一):

  一、执行办公用品的采购、发放、管理

  1、新员工入职时,由部门经理根据办公用品实际需要,提出申请,向行政文员签字领取。其余时间,员工急需领取办公用品,务必签字,并写清楚领用时间、项目、数量等。

  2、员工离职时,部门经理应认真清点其办公用品,并到行政部填写移交清单并签字。

  3、行政文员每月对办公用品进行一次盘点,办公用品采购原则上由各部门向行政部提出申请后统一采购,特殊物品采购由部门主管、副总同意后另行购买。

  二、信件的收发、文件资料打、复印,传真管理

  1、公司所有打印、复印文档工作及信件、报刊收发管理工作由行政文员统一负责。收到信件资料由行政文员及时通知或递送给收件人。对投递错误的信件,退回或转移。发件时,由发件人填写好资料,再由行政文员执行发送。

  2、行政文员妥善保管外部带给的文件资料打印、复印或快递的结账单据,并负责核对单据数量、金额,便于财务结算。

  3、员工不得利用公司机器打印或传真与工作无关的文件,行政文员有权监管教育。

  三、执行印制名片的联系、校稿与管理

  1、公司名片格式统一化,由公司行政文员依据企业形象规划并联系印刷业务。

  2、需做名片的员工,先填写名片印制申请单,经部门经理签字后交由行政文员负责办理。

  3、名片印制前需校稿,确认名片职务、部门是否相符,姓名、联系办法等需确认无误。自确认名片资料起,一周内,行政文员将做好的名片发放给名片印制申请者。

  四、执行固定资产及低值易耗品的管理

  1、负责对公司的固定资产进行盘点、登记。做到编好号、贴标码、注明使用状况、统计数量、并职责到具体员工。使用者离开本公司时,公司资产收归行政部管理。对需要报废的资产进行报废登记处理。

  2、行政文员根据盘点状况,制作《公司固定资产使用状况登记表》,发给公司相关负责人。

  3、行政文员负责对打印机、传真机等其它办公设备、设施的保养维护和联系维修工作。

  五、执行书籍、文件、资料的规范管理

  1、公司所有书籍应编码贴号、做好编目、分类存放、按顺序排列整齐,及时更新登记表。

  2、公司员工借书、领取文件资料时,务必签字登记。应注明“日期、姓名、编号、项目名称、数量、归还日期、备注”等。

  3、员工借书的限期不超过一个月,行政文员应提醒催还。员工离开公司时,应归还所领文件、资料给行政文员。书籍、资料被归还时,行政文员应备注说明归还日期。

  六、执行公司证照、年检及员工社保卡的申办

  1、公司变更或申请办理分支机构,先准备办理营业执照相关资料,然后到工商局领取营业执照登记申请表;营业执照申办完毕后,持营业执照原件及公司法人代表身份证复印件办理组织机构代码证;组织机构代码证办理完毕后,准备相关资料办理税务登记证。

  2、公司年检一般从三月份开始,至六月底结束。可登录“深圳市工商行政物价管理局”网站,了解当年度办理年检的需要的资料,先进行网上申请,再交实物资料到工商局办年检。

  3、需办理社保卡的员工,先提交“劳动保障局数码照片回执”,行政部打印“制证清单”后,行政文员到社保局四楼交钱办理。后凭社保局回执领取社保卡。

  七、饮用水管理、订餐、订会议厅、订房、订票等

  1、根据饮用水的饮用状况,及时负责公司饮用水的订送。确认送水桶数、空桶回收数量。

  2、公司负责人或其它部门根据实际需要,提出订餐、订会议厅、订票、订房申请时,行政文员予以代办,结款方式根据实际状况而定。

  3、订餐、订会议厅、订票、订房工作需必须的提前量(订票一般提前2~3天知会行政文员,订餐、订房一般提前1~2天,订会议厅一般提前10~20天)。

  八、来访者接待、会议活动、员工考勤统计管理

  1、负责公司来访客户的礼貌接待与服务。

  2、公司会议,由行政文员统一发出通知。如需投影设备,会前应做好会场布置及设备调试。会议所述资料由行政文员记录、整理存档。会后,行政文员负责清理会场、查收设备。协助客服部,负责做好课程活动前,宣传资料、横幅、食品、水杯等相关物品的准备。

  3、每月需制作考勤签到表。负责员工每月病假、事假、加班、迟到等考勤的管理与统计。

  九、执行公司领导交待的其它临时性的突发事情。

  1、优先完成公司领导交办的各类紧急事务。

  2、规定时限内完成不了的,应向领导说明其原因,并尽力尽快完成,最终汇报完成结果。

  3、有任何工作困惑,可透过邮件或面谈的方式提出,记住:透明沟通,工作畅通。

  行政文员岗位职责(十二):

  1.协助主管对人员的招聘。(按招聘流程)

  2.新进人员的入厂和离职人员的出厂手续之办理。

  3.协助主管对新进人员的教育训练之准备与后序工作之进行。

  4.全厂人员档案的建立与管制。(电脑化)

  5.对试用人员之试工与考核调查。

  6.负责全厂人事异动工作。(转正/升职/调动/降职等手续之办理)

  7.全厂奖惩手续之办理。

  8.对各类资料进行签收,整理并分类归档。(厂内程序文件/内部联络/外部联络/会议资料/各类培训资料/考勤资料/奖惩资料/人事异动资料等分类整理)

  9.每日/月对全厂职员工的考勤工作。(每日/月之考勤日报表/每月人力流动统计表/请假、放假手续办理/平时查卡、监卡/加班申请手续等)

  10.月底对相关报表的整理并交于财务。

  11.月底新工卡及饭卡的发放,月初对全厂职员工上月的工卡查核并及时交于财务室。

  12.对全厂钥匙之管理。

  13.配合舍监对宿舍名单的修改和月底水电之统计。

  14.职员工劳动合同/暂住证及各类保险之办理。

  15.完成主管临时交付的任务

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